Forbundet skal tilstrebe langvarige leverandørforhold med leverandører som viser særlig vilje og evne til å jobbe med positiv utvikling i leverandørkjeden.
Fellesforbundets hovedmål for innkjøp er å sikre nødvendige produkter og tjenester fra eksterne leverandører for å drive, vedlikeholde og administrere Fellesforbundets aktiviteter. Dette skal gjøres på best mulige vilkår både for Fellesforbundet og for vår verdikjede.
Dette innebærer:
- Innkjøp skal være riktig materiell, i riktig mengde, i riktig tilstand, på rett sted, til riktig tid, på riktige vilkår og til riktig kostnad.
- Alle innkjøp av varer og tjenester skal fortrinnsvis skje gjennom virksomheter med tariffestede lønns- og arbeidsvilkår.
- Ved innkjøp av varer og tjenester skal det legges betydelig vekt på miljøhensyn og bærekraftig forretningspraksis.
Etikk i innkjøp
Fellesforbundets arbeid med innkjøp skal preges av ærlighet og profesjonalitet. Vi skal behandle våre leverandører slik vi selv ønsker å bli behandlet.
Dette betyr at:
- Vi er bevisst at vår opptreden som innkjøpere blir identifisert med Fellesforbundet.
- Vi skal overholde gjeldende lover, forskrifter og regler samt vedtak fattet i Fellesforbundets organer.
- Våre innkjøpere skal gjennom holdningsskapende arbeid sette naturlige grenser for hva som kan mottas av gaver eller fordeler fra leverandører, og våre leverandører skal akseptere og respektere dette.
- Vi skal arbeide for å påvirke våre faste leverandører til å ta del i ansvaret for arbeidsforholdene på produksjonsstedet, i tråd med retningslinjer for bærekraftig forretningspraksis i Fellesforbundet.
Fellesforbundets forhold til leverandører
Leverandørene er et viktig ledd i verdikjeden. Gjensidig tillit skal tilstrebes. Vi skal bruke leverandørstrategier for å velge hvordan leverandørmarkedet skal tilnærmes og behandles med hensyn til type relasjon mellom partene, kjøpsatferd og langsiktighet/kortsiktighet.
Fellesforbundets innkjøpspolitikk, inkludert retningslinjer for bærekraftig forretningspraksis, skal legges til grunn for valg av leverandører ved innkjøp av varer og tjenester.
Dette innebærer at vi skal:
- Tilstrebe langvarige og gjensidige relasjoner med våre leverandører.
- Ha systematiske oppfølgingsaktiviteter og evalueringer av våre faste leverandører.
- Forvente at leverandørene har evne og vilje til å foreslå og gjennomføre forbedringer og/eller alternative løsninger som ivaretar behov innenfor rammene i vår innkjøpspolitikk.
Gjennomføring av innkjøp
Innkjøpsprosessen omfatter aktiviteter fra et innkjøpsbehov oppstår til det er tilfredsstilt, inkludert garantitiden. Dette innebærer aktiviteter knyttet til forberedelse, kjøp og kontroll. Alle faser i dette arbeidet er viktige for å sikre at innkjøpet gjøres på best mulig vilkår og måte.
Dette innebærer at vi skal:
- I forberedelsesfasen legge vekt på å definere behovet, hvordan det kan dekkes, bestemme kjøpskriterier, avgjøre anskaffelsesmetode, vurdere leverandører, velge leverandør og forhandle. Mulighet for gjenbruk av tidligere innkjøp skal også vurderes.
- Dokumentere det som avtales gjennom hele innkjøpsfasen.
- Følge opp leveransen for å sikre at den er i henhold til avtalen, dette gjelder også gjennom hele garantitiden.
Organisering og koordinering av innkjøp
Innkjøp må organiseres slik at våre ressurser brukes best mulig.
Dette innebærer at vi skal:
- Utvikle gode samarbeidsforhold mellom de som er berørt av innkjøpet.
- Jobbe for å utvikle gode rammeavtaler, og samordne innkjøp der det er hensiktsmessig.
- Ha relevant kompetanse på innkjøp og logistikk.
Retningslinjer for bærekraftig forretningspraksis i Fellesforbundet
Intensjonen i retningslinjene fra Etisk handel Norge ligger til grunn for Fellesforbundets egne retningslinjer.
Bærekraftig forretningspraksis innebærer samfunnsansvarlig næringsvirksomhet som ivaretar menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, utvikling og miljø i hele verdikjeden. Etisk handel krever kontinuerlig arbeid for forbedringer av sosiale og miljømessige forhold knyttet til produksjon av varer og tjenester. Bærekraftig forretningspraksis innebærer å ta samfunnsansvar i vid forstand, gjennom å motarbeide ulovlig og uetisk atferd på ulike områder.
- Fellesforbundet skal påvirke sine leverandører til å ta ansvar for bærekraftig forretningspraksis gjennom egne retningslinjer som omfatter hele verdikjeden.
- Fellesforbundets faste leverandører skal forelegges Etisk handel Norges retningslinjer og redegjøre for sitt forhold til bærekraftig forretningspraksis.
- Dersom leverandørene ikke viser evne og vilje til å ta del i samfunnsansvaret knyttet til bærekraftig forretningspraksis, skal vi forsøke å finne en annen leverandør av tjenesten.
Retningslinjene gjelder for alle som foretar innkjøp på vegne av Fellesforbundet.